AVG

 

1. De AVG en Cooperator

Cooperator voldoet aan de eisen van de AVG. Wij verzamelen persoonlijke gegevens van gebruikers alleen indien ze noodzakelijk zijn. Dit heet dataminimalisatie. Een voorbeeld hiervan is onze koppeling met Office 365. De informatie die in Cooperator weergegeven wordt, staat dan opgeslagen in Office 365. Cooperator vraagt achter de schermen de benodigde info op en toont deze aan jou, maar slaat zelf de gegevens niet op.

De gegevens die wij verzamelen en verwerken hebben als doel het zorgen dat Cooperatorgebruikers hun communicatieplatform kunnen gebruiken. Hieronder valt ook het analyseren van data ter verbetering van Cooperator – en deze data is geanonimiseerd. We gebruiken de gegevens die wij verzamelen niet voor andere doeleinden.

Onze hostingpartij is ISO27001, NEN7510 en ISAE3402 gecertificeerd en Cooperator voldoet zelf aan ISO27001 en NEN7510 – waarmee we aantonen dat onze interne processen op orde zijn en dat we veilig omgaan met persoonsgegevens.

Een admin kan een gebruiker op al zijn/haar apparaten uitloggen van Cooperator: handig als een apparaat is gestolen of kwijtgeraakt. Zelfs als het toestel dan niet volledig gewist kan worden, kunnen we de data die Cooperator verwerkt beschermen.

De AVG garandeert individuen onder andere het recht op dataportabiliteit, vergetelheid en inzage. Hieronder zetten we op een rijtje hoe deze rechten van toepassing zijn voor Cooperatorgebruikers.

 

2. Rechten van Cooperatorgebruikers

Het recht op dataportabiliteit
Dit is het recht om persoonsgegevens over te dragen. Als Cooperatorgebruiker kun je de persoonsgegevens die Cooperator verwerkt vinden door te navigeren naar je profielpagina. Deze gegevens kun je ontvangen door te printen (eventueel naar een PDF) of te kopiëren/plakken. 

3. Het recht op vergetelheid
Dit is het recht om ‘vergeten’ te worden. Dit recht houdt in dat wij in een aantal gevallen persoonsgegevens moeten wissen als degene van wie we gegevens verwerken erom vraagt. Omdat wij met onze klanten een verwerkersovereenkomst hebben, moet zo’n verzoek vanuit de betreffende organisatie bij Cooperator worden ingediend (niet vanuit de betreffende persoon).

Je kunt als Cooperatorgebruiker zelf de gegevens op je profielpagina aanpassen. Bij sommige organisaties zijn bepaalde profielvelden verplicht. Alleen door je account te deactiveren, worden deze gegevens van Cooperator verwijderd. Als jouw Cooperator-account gedeactiveerd wordt door de admin van jullie Cooperator, is je profiel niet meer zichtbaar, wordt het niet meer teruggevonden via de zoekfunctie en kunnen er geen chatberichten of @mentions meer naartoe gestuurd worden. Je kunt dan ook niet meer inloggen op Cooperator en je profielfoto wordt niet meer getoond bij berichten en andere content die je eerder op Cooperator hebt geplaatst.

Na 6 maanden worden alle gegevens behalve naam en e-mailadres uit gedeactiveerde accounts verwijderd. Als je wilt kan de admin van jullie Cooperator jouw naam wijzigen in je initialen, en hij/zij kan het e-mailadres waaraan Cooperator jou als gebruiker herkende wijzigen (eventueel in een niet-bestaand e-mailadres) om herleidbaarheid naar jouw naam te voorkomen.

Het recht op vergetelheid geldt op Cooperator in de volgende situaties:

Als Cooperator de persoonsgegevens niet meer nodig heeft voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of waarvoor ze verwerkt worden.

Als Cooperator eerder (uitdrukkelijke) toestemming heeft gekregen voor het gebruik van gegevens, maar die toestemming nu ingetrokken wordt.

Als er bezwaar wordt gemaakt tegen de verwerking. Er gelden op grond van de AVG verschillende rechten van bezwaar (absoluut en relatief).

Als Cooperator gegevens onrechtmatig verwerkt.

Als de wettelijk bepaalde bewaartermijn van de gegevens verstreken is.

 

4. Recht op inzage
Dit is het recht om persoonsgegevens in te zien. Zoals we onder het recht op dataportabiliteit schreven, kun je als Cooperatorgebruiker zelf op je profielpagina zien welke gegevens wij over jou bewaren. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met jouw werkgever (of andere organisatie tot wiens Cooperatoromgeving jij toegang hebt) waarin we het volgende hebben vastgelegd:

Waarom we gegevens verwerken
Dit doen wij omdat collega’s en/of anderen waarmee je communiceert op Cooperator de betreffende gegevens nodig hebben voor een goede samenwerking. Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens omwille van interne communicatie, niet omwille van enig ander (marketing)doeleinde.

Aan welke organisaties wij persoonsgegevens doorgeven
Wij geven persoonsgegevens in principe niet door aan andere organisaties, maar maken wel gebruik van een (uitvoerig gecertificeerde en beveiligde) hostingpartij genaamd True.

Hoe lang we je persoonsgegevens bewaren
Wij bewaren jouw persoonsgegevens in ieder geval zo lang jij een actief account op een Cooperatoromgeving hebt. Als jouw profiel wordt gedeactiveerd, bewaren we je gegevens nog 6 maanden. Berichten of andere content die je geplaatst hebt op Cooperator blijft wel beschikbaar voor andere Cooperatorgebruikers. Je profielfoto die daarbij staat wordt vervangen door je initialen.

Welke privacyrechten je als Cooperatorgebruiker hebt
Dit zijn de rechten die we in dit artikel omschrijven.

Dat de organisatie het recht heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Kijk op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens voor meer informatie hierover.

Van welke organisatie we persoonsgegevens hebben ontvangen
Dit is doorgaans jouw werkgever of de organisatie waar je anderszins bij betrokken bent en tot wiens Cooperator je daarom toegang hebt.